Você sente que as horas não são suficientes para você? Incorpore pequenas mudanças de hábitos ou até mesmo vire sua agenda de cabeça para baixo. Aqui, vários especialistas nos dizem como fazê-lo.
12 truques para organizar melhor o seu tempo
Gerenciamento De Tempo
Você sente que as horas não são suficientes para você? Incorpore pequenas mudanças de hábitos ou até mesmo vire sua agenda de cabeça para baixo. Aqui, vários especialistas nos dizem como fazê-lo.
Algumas frases podem denunciá-lo. “Amanhã sem falta eu faço isso”, “arrrrg, eu tenho que me lembrar de fazer isso amanhã” (com voz de reprovação, olhos fechados e às vezes um soco na testa), “não, esqueci de novo”, ou o clássico “Estou quase conseguindo”, quando você ainda tem mais da metade de um relatório para fazer e já perdeu o prazo. Você se identifica com alguma dessas frases?
A primeira chave para organizar melhor o seu tempo é, adivinhem? Tire tudo o que o preocupa da sua mente e coloque-o em palavras, escreva-o, seja em uma lista on-line ou em papel. Como David Allen, autor de Getting Things Done , disse em uma entrevista para o INC.com: “Sua cabeça é um péssimo escritório. (…) Seu cérebro não foi projetado para lembrar e lembrar de você. Essa não é sua função e a maioria das pessoas ainda a usa para isso, quando isso não funciona.”
Então, você está pronto para viver uma vida “nouveau riche”, como Steve Glaveski, autor de Time Rich: Do you best work, live your best life , chama isso ? Uma vida onde você tem o luxo de mais tempo livre, onde o tempo está sempre do seu lado?
Tome nota destas, as melhores recomendações de vários especialistas em gestão de tempo:
Mude a mentalidade
Glaveski tem um ponto importante: muito mais pode ser feito em menos tempo. “Recusar-se a acreditar nisso é se resignar a uma vida de olhar para as telas 11 horas por dia. A decisão é sua”, avisa. Começar a pensar que isso é viável nos predispõe a incorporar melhor as seguintes ferramentas para sermos mais produtivos sem trabalhar horas extras.
Registre para onde vai o seu tempo
John Rampton, empresário e especialista em marketing, aponta que podemos pensar que enviamos emails apenas por 30 minutos, “quando na verdade essa tarefa consumia uma hora do seu dia”. Para evitar essa confusão, ele sugere recorrer a aplicativos como RescueTime, Toggl ou Calendar para anotar tudo o que você faz em uma semana até descobrir “o que está roubando nosso tempo”. É o excesso de chats, com quem? São redes sociais? Onde está o ladrão?
Escreva sua lista de tarefas
Tire todos esses brincos da cabeça e anote-os. William Lipovsky, CEO da First Quarter Finance, recomenda agrupá-los por metas ou projetos, ou seja, anotar todas as etapas ou pequenas partes mensuráveis que você precisa alcançar para atingir esse objetivo final. “Além de mantê-lo focado, isso o motivará porque você poderá ver o que conquistou e o que ainda precisa ser alcançado.”
Defina suas três intenções para o dia
Chris Bailey, autor de Hyperfocus: How to Be More Productive in a World of Distraction , fala sobre a “Regra de três” para focar nas prioridades do dia. “A primeira coisa de manhã, pergunte a si mesmo: quais são as três coisas que eu quero realizar até o final do dia? Coloque suas outras tarefas menos importantes em uma lista de tarefas separada. Parte do que torna essa regra tão poderosa é que três coisas se encaixam confortavelmente em sua atenção, e priorizá-las garante que essas tarefas se destaquem de uma lista de outras coisas menos importantes.” Outra opção é deixar esta lista de três previamente montadas no dia anterior, pouco antes de encerrar sua jornada de trabalho.
E defina limites de tempo para cada tarefa! Isso irá ajudá-lo a evitar algumas distrações e procrastinação. Quanto você acha que essa apresentação poderia te levar? Duas horas, talvez. Em seguida, escreva: “Prepare a apresentação das 9h às 11h (2 horas)”.
Seja específico em seu calendário. Mike Vardy, fundador da Productivityist, recomenda anotar datas importantes (como o dia de acompanhamento com um cliente, uma reunião, uma entrega específica) usando verbos e detalhes que economizam tempo. Por exemplo: “ 3 de março. Ligue para Pablo no número 11-6023-1234 para responder perguntas sobre o cliente X.” A ideia é evitar que sua mente se esforce demais, lembrando-se do que fazer. Rampton aconselha o uso de um calendário online que permite acessar de diferentes dispositivos e de qualquer lugar, agendar compromissos ou eventos recorrentes, ativar lembretes ou bloquear o tempo para poder gastá-lo em outras atividades ou trabalhos que exijam concentração. Algumas opções: Google, Outlook e Apple Calendar.
Qual é a sua agenda produtiva? Identifique se você é um pássaro matutino (“pássaro madrugador”) ou noturno como uma “coruja” (“coruja noturna”). Isso lhe dará o padrão de quais horas do dia você é mais produtivo. A coach de negócios Anissa Jones sugere deixar as tarefas mais desafiadoras para quando você estiver no seu melhor: “Sou uma coruja. Pessoalmente, estou no meu melhor das 19h à meia-noite, então guardo as tarefas que exigem minha propriedade intelectual para o final do dia. Se você é um madrugador, você pode fazer o oposto, completar tarefas difíceis logo pela manhã.” E esclarece: “Nenhuma abordagem é melhor que a outra se você conseguir terminar tudo o que tem que fazer.”
As horas ainda não estão desistindo?Faça uma grande mudança na sua rotina. Acordar uma hora mais cedo do que o habitual (ou um pouco mais, se necessário), durante a semana ou fins de semana, lhe dará tempo para se exercitar, planejar o dia, verificar e-mails ou realizar outras tarefas sem interrupção.
Limite o correio e largue o celular! Algumas distrações são inevitáveis, mas outras podem esperar. Para Mary Juetten, fundadora da Traklight, o e-mail é “o maior consumidor de tempo” já inventado, por isso garante que limitar seu uso a determinados horários do dia, em vez de respondê-lo imediatamente, será fundamental para cuidar da sua produtividade. “Não é rude valorizar seu próprio tempo e não é como se você estivesse ignorando completamente os e-mails deles. (…) Mudar essa relação doentia é uma forma de liberar tempo para outras tarefas.”
Você precisa se concentrar em uma tarefa complexa? Bailey compartilha seu ritual anti-interrupção: use fones de ouvido com cancelamento de ruído, coloque seu telefone e tablet em outra sala, tome um café e, após 45 minutos de trabalho, faça uma pequena pausa.
Faça pausas estratégicas
Você pode pensar que está economizando tempo trabalhando em sequência, mas na realidade sua mente começa a perder o foco e a concentração após 90 minutos. Portanto, incluir pequenos intervalos entre as tarefas servirá para refrescar sua mente e recarregá-lo.
